展示会の企画書を作成する際、その企画の意義を理解してもらうためにはテーマや目的を設定することが重要になります。
闇雲に企画のアイデアを考えて伝えるのではなく、先にあるゴールを見越したうえで、何を目的とするのかを明確にすることで企画の価値が上手く伝わります。
展示会の目的として多いのは効率的な営業活動です。展示会では短時間でたくさんのお客様に会うことができるので効率的な商談につなげることができます
。 他にも社名や製品の認知度を上げることを目的とする場合や、既存顧客との関係を、新サービスやオプションの紹介などを通じてさらに向上させることを目的とする場合もあります。
このように何を目的に実施するかを明らかにすることで企画の意義が伝わりやすくなるのです。

イベントを企画する際、重要なのがターゲットを明確にすることです。若者向けなのか年配者向けなのか、女性向けなのか男性向けなのかなど、ターゲットを明確にしなければよい展示会にならない可能性があります。
誰に何を届けたいのか、まず、既存客や企画の対象となる人物から、理想の人物をモデルとしてあげます。そしてその人物を元に情報化し、これから獲得すべき顧客を想定し、イメージからペルソナを設定します。
その人物に関するデータを集めたら、さらにインタビューや対象者の行動を観察することで情報を得ます。
ターゲットが普段見ているもの、聞いているもの、考えていることなどの情報を書き出したら、その内容に誤りがないのかを検証するとともに、自社のマーケットやデータベースにどのくらい設定した条件を満たす人物がいるのかについても検証を行います。
それが完了すればすべての情報を、作成したペルソナシートにまとめましょう。このような整理、分析によって、企画のコアターゲットを明確化することが大変重要になります。

展示会企画書を作成する時のポイントの一つが「具体的な数値目標を設定する」ということです。
企画書には、大きく分けて展示会の内容と、その成果や結果に関わる項目が必要です。前者には、目的、対象者、出展内容、スケジュールなどがあります。
後者には、成果目標、予算、投資対効果などがあります。この中では投資対効果が最重要項目です。
これら展示会の内容が定まったら、展示会で見込まれる効果や目標を設定します。例えば新規顧客獲得を目的とする場合には来場者数や名刺交換数を、また既存取引先への新サービスの紹介であればその場での注文数などを指標とします。これまでの実績や、合同展示会での各企業の平均値などを参考にして設定するようにします。

目的やターゲットなどを明確にし、展示会の概要が決まったら、次に予算の算出に入ります。
企画書の時点で予算を計上することは、金額そのものの重要性もさることながら、さらに重要となるのがその支出の根拠です。
必要な予算は大まかに言うと、「物に対する予算」と「人に対する予算」に分かれます。そのうち物に対する予算の必然性に関しては理解を得やすいものの、人に対する予算の判断は難しいものがあります。そのため、自社スタッフでまかなう部分と外部のスタッフに頼む部分を明確に整理しておくことも大切です。
ブース出展の費用をはじめ、機材などのレンタル費、飲食費、DMの作成費や送料、人件費など、必要になる予算を項目ごとにまとめます。さらに必ずかかるものと追加したいものを分けて一覧にまとめると、優先順位もわかりやすくなり説得力のある企画書になります。

展示会を開催する場合、まずは企画書を作成し決済を取る必要があります。誰もが納得する企画書を作成できれば、展示会は自然と進んでいきます。
展示会の企画書でまず必要となるのは、展示会の目的が何なのかということです。そのためには商品やサービスの対象となるターゲットをはっきりしておかなければなりません。
ターゲットの細かな情報が得られたら、ペルソナシートにまとめておきましょう。来場者数、名刺交換数、商談数、受注高などの具体的な数値目標の設定も大事です。展示会の細かな計画ができたら予算の算定を行います。これらの数値がつかめれば計画段階での投資対効果も大まかに見えてきます。
これらの具体的な企画書の作成こそが展示会成功への近道となるのです。