企画から当日まで。イベント準備の流れを解説

イベントの企画や目的が決定したら、その内容に合った会場を選ぶところから始めましょう。仮押さえができる場合もありますので、いくつか候補を決めてその中から選んでいくのがおすすめです。会場を決めると同時に日時も決めなければなりません。平日と休日のどちらが良いのか、時間はどれくらい必要かなどを踏まえたうえで、具体的な日時を決めていきます。この辺りは、ターゲット層によって変わってくるでしょう。 会場と日時の両方が確定したら、制作会社や協力してくれる会社のスタッフを集め、当日の進行スケジュールの作成や会場のレイアウトの作成といった細かな作業に当たっていきます。また、イベントのことを周囲に知らせるために、チラシの作成、配布やホームページ掲載といった告知も忘れてはいけません。

イベントを開催するに当たって、スケジュールの作成が非常に重要なポイントとなります。 スケジュールとは、イベントを開催するまでの準備期間と、当日のタイムスケジュールの2種類に分けられ、どちらもしっかりと計画を立てる必要があります。
当日までの準備に関しては、いつまでに何が終わっていれば良いのかというスケジュールが明確でなければ、当日までに準備が間に合わないといった事態に陥ってしまう可能性があります。そのため、進行具合をチェックできるようにイベントまでの毎日のスケジュールを立てなければなりません。もし作業が遅れているようであれば、ペースアップするか人員を投入するなどの対策が必要となってくるでしょう。
当日のスケジュールでは、分単位のスケジュールを組む必要があります。プログラムの開始時間と終了時間を決め、そのプログラムの内容を見ながら所要時間はどれくらいになるのかを考えましょう。事前に用意するものや担当者の役割などを同時に決めておくことで、全体の流れを把握しやすくなります。

「当日までの準備」、「当日のスケジュール」のどちらにおいても、余裕を持ったスケジューリングが大切です。イベントが終わるまでに、どのようなハプニングやトラブルがあるかわかりません。万が一の事態に備え、時間に余裕を持ったスケジュールを立てるようにしましょう。

企画内容や演出にもよりますが、ステージや舞台美術、大道具や小道具などは最低でも1週間前までには完成させるようにしましょう。これは、完成した舞台でシミュレーションをして、上手くいかない点や変更点などを確認する必要があるためです。ギリギリまでステージが完成していないと、入念なチェックができず当日にミスが発覚してしまうことも。余裕を持ってステージを完成させるように意識をしましょう。
イベントを滞りなく進行させるためには、しっかりとした準備が大切です。そのためにも、まずは細かいスケジュールを立ててみましょう。時間に余裕を持ったスケジュールを立てることで、イベントの成功につながるはずです。